Das Blog zu Arbeit und Leben

Kein Unternehmen, keine Organisation kommt ohne sie aus: Besprechungen, Workshops, Meetings, Konferenzen, Klausuren, Sitzungen, Treffen, Tagungen sind eine wichtige Form der Kommunikation zwischen Kollegen und Führungskräften innerhalb der eigenen Abteilung und über Abteilungsgrenzen hinweg sowie mit Kunden und Lieferanten. Dabei liegt der Zweck einer Besprechung im Informationsaustausch, in einer Problemlösung oder im Finden einer Entscheidung. Untersuchungen zeigen, dass viele Mitarbeiter bis zu 60 % ihrer Arbeitszeit in Meetings verbringen. Umso wichtiger ist es, diese Zeit effektiv zu nutzen.

Tipps, Checkliste

• Klären Sie zuerst immer ab, ob eine Besprechung wirklich notwendig ist oder ob sie durch ein Rundschreiben, eine e-Mail oder eine Telefonat ersetzt werden kann
• Bereiten Sie eine Besprechung gründlich vor: Teilnehmer, Termin und Ort, Zeitdauer, vorbereitende Unterlagen, Vorgespräche, Ziel bzw. Thema
• Laden Sie schriftlich zur Besprechung ein, worin Sie die Teilnehmer, Ort und Termin bekannt geben. Legen Sie eventuell vorbereitende Unterlagen bei
• Legen Sie fest, welches Ergebnis Sie erreichen wollen
• Planen Sie den Ablauf einer Besprechung mit Tagesordnungspunkten
• Geben Sie einen zeitlichen Rahmen vor
• Organisieren Sie einen Raum, der groß genug ist, Tageslicht aufweist, ruhig und gut klimatisiert ist und die notwendige Infrastruktur bietet, z.B. Beamer, Flipchart. Sorgen Sie für Getränke
• Achten Sie auf Pünktlichkeit
• Erföffnen Sie das Treffen nach der Begrüßung mit der Nennung und Erläuterung des Zwecks des Zusammenkommens. Schreiben Sie das Thema für alle sichtbar auf
• Stellen Sie Kommunikationsregeln auf
• Definieren Sie einen Moderator, der von den Teilnehmern akzeptiert wird. Dieser sollte durchsetzungsfähig sein, die Diskussion zielgerichtet lenken, auf die Einhaltung der Agenda und des Zeitplans achten und sich inhaltlich neutral verhalten
• Visualisieren Sie alle wichtigen Inhalte und Ergebnisse
• Planen Sie bei längeren Meetings Pausen ein. Spätestens nach 90 Minuten Konzentration sinkt die Aufmerksamkeit erheblich
• Schreiben Sie ein Protokoll. Dazu können Sie einen Protokollanten bestimmen oder parallel zum Meeting die Ergebnisse an einer Tafel mitnotieren. Berücksichtigen Sie, dass die wenigsten gerne ein Protokoll schreiben. Sorgen Sie deshalb für eine faire Lösung
• Ungestörtes Arbeiten sollte selbstverständlich sein. Deshalb Handys verbieten und auch ständiges Kommen und Gehen untersagen. Allerdings kann es durchaus sinnvoll sein, zu verschiedenen Punkten die Besprechungsteilnehmer zu wechseln. Machen Sie dann aber nach Abarbeitung des Themas eine Pause, in der die nicht mehr benötigten Teilnehmer den Raum verlassen können bzw. neue dazustoßen
• Achten Sie darauf, dass bei wichtigen Punkten sich alle Teilnehmer einbringen können und der Workshop nicht von einigen Wenigen beherrscht wird
• Wichtige Regeln
  • Halten Sie die Teilnehmerzahl so gering wie möglich, aber achten Sie darauf, dass Entscheidungen getroffen werden können und die Verantwortlichen zugegen sind
  • Vermeiden Sie Besprechungen nach dem Mittagessen und am späten Nachmittag. Zu diesen Zeiten ist der Leistungspegel am niedrigsten. Setzen Sie keine mehrstündigen Besprechungen an
  • Machen Sie aus einer Besprechung keine Technikschlacht. Ein Flipchart oder ein Whiteboard genügen völlig, um Ideen, Gedanken, Ergebnisse, Zeichnungen und offene Punkte zu dokumentieren
  • Wird in einem Punkt keine Einigkeit erzielt, vertagen Sie dieses Thema
• Beenden Sie Besprechungen innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens mit einer Zusammenfassung und mit der Definition der Aufgaben. Wer hat was bis wann zu erledigen? Legen Sie, wenn nötig, einen Folgetermin fest. Hierfür bietet sich ein Maßnahmenkatalog an
• Bedanken Sie sich bei Beendigung des Meetings bei den Teilnehmern für die Mitarbeit und die erreichten Ergebnisse
• Achten Sie darauf, dass “Hausaufgaben” im vereinbarten Zeitfenster gemacht werden

Neben diesen eher “formalen” Aspekten einer Besprechung gilt es gleichermaßen auf die sozialen Aspekte zu achten. Dazu zählen:

• Kennen sich die Teilnehmer nicht, beginnen Sie mit einer kurzen Vorstellungsrunde
• Vor allem der Moderator muss auf die Befindlichkeiten der Teilnehmer achten. So sollte er Ängste, offensichtlichen Ärger, Unverständnis, aber auch Müdigkeit und Desinteresse konkret ansprechen, am besten durch Fragen
• Gerade in Teilnehmerkreisen, die sich nicht (gut) kennen, ist es wichtig, dem Small-Talk mehr Raum zu geben. Das ist eine gute Gelegenheit, dass sich die Teilnehmer auf der Beziehungsebene verständigen und bei dem eigentlichen Thema dann schneller einig werden
• Machtspiele und Selbstdarstellungen gehören gerade in Männerkreisen zum normalen Verhalten. Der Moderator sollte aber bei zu langatmigen Ausführungen und unfairem Verhalten eingreifen
• Meetings zeigen gut auf, wie die Zusammenarbeit zwischen einzelnen Personen und Teams funktioniert. Lesen Sie als Moderator und als Teilnehmer daher zwischen den Zeilen
• Nicht immer sind Besprechungsräume der geeignete Ort. Gerade heikle Themen lassen sich an neutralen Orten außerhalb der Firma manchmal besser ansprechen
• Verwenden Sie gemischte Sitzordnungen, die keine Rangordnungen erkennen lassen, und achten Sie darauf, dass sich die Teilnehmer möglichst ohne Barrieren sehen können

Weitere Informationen finden Sie im ArbeitsRatgeber