Das Blog zu Arbeit und Leben

Eine Personalakte ist grundsätzlich nicht vorgeschrieben per Gesetz und es bestehen keine Regeln hinsichtlich Form und Inhalt. Üblicherweise legen die Arbeitgeber eine Akte pro Mitarbeiter an, in der alle Unterlagen, die in Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen, zusammen gestellt sind.

Diese Unterlagen sind Bewerbungsunterlagen, Zeugnisse, Ergebnisse aus Auswahlverfahren und Assessments, Beurteilungen, Beförderungen, Schulungsmaßnahmen, ärztliche Gutachten, Berichte aus Disziplinarverfahren, Abmahnungen, Arbeitsvertrag, Angaben zu Lohn- und Gehaltspfändungen, Angaben zu Versicherungen, wie Krankenversicherung und Rentenversicherung, Krankmeldungen. Die Rechte des Arbeitnehmers hinsichtlich der Personalakte beruhen auf der individualrechtlichen Schutzpflicht des Arbeitgebers zur Achtung der Arbeitnehmerpersönlichkeit.

Verbreitet ist mittlerweile die elektronische oder digitale Personalakte, die es den Firmen erlaubt, die Mitarbeiterdaten in einer Datenbank abzuspeichern.

Tipps, Checkliste

• Nehmen Sie regelmäßig Einsicht in Ihre Personalakte. Dazu haben Sie auch ohne Nennung von Gründen ein Recht. Der Arbeitgeber ist berechtigt, zur Ansicht feste Sprechstundenzeiten vorzugeben
• Zur Unterstützung können Sie ein Betriebsratsmitglied hinzuziehen
• Die Einsicht darf nur im Beisein eines Mitarbeiters der Personalabteilung erfolgen
• Nehmen Sie nichts aus den Unterlagen
• Machen Sie sich Notizen. Umstritten ist, inwieweit Sie Kopien anfertigen dürfen
• Außer Ihnen dürfen nur der Firmeninhaber, der Geschäftsführer und Ihr direkter Vorgesetzter Einsicht in die Akte nehmen. Vor allem Angaben zum Gesundheitszustand sind Dritten gegenüber nicht erlaubt. Eine derartige Rechtsverletzung führt zu Schadensersatzansprüchen und zur Zahlung von Schmerzensgeld
• Fügen Sie Erklärungen und Gegendarstellungen hinzu
• Verlangen Sie die Entfernung von Vorgängen, die unrichtig oder unzulässig sind. Bestehen Sie auf Austausch gegen eine zutreffende Unterlage
• Die Personalakte ist auch nach Ausscheiden des Mitarbeiters vorerst aufzuheben. So ist es möglich, noch später Zeuginsse anzufordern
• Die Akte ist mit äußerster Sorgfalt zu führen, sorgfältig aufzuwahren und vertraulich zu behandeln
• Das Anlegen eines Duplikats ist nur mit Zustimmung des Arbeitnehmers und, soweit vorhanden, des Betriebsrats gestattet. Ein Auslagern von Teilen ist nur dann erlaubt, wenn der Aufenthalt des ausgelagerten Aktenteils in der Originalakte festgehalten ist und die Auslagerung aus zwingenden organisatorischen Gründen notwendig ist
• Ergänzungen in der Personalakte sind zulässig, auch den betroffenen Mitarbeiter darüber zu informieren
• Lassen Sie sich nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses die Arbeitspapiere, wie Zeugnisse, Sozialversicherungsnachweis, Lohnsteuerkarte aushändigen. Die schuldhaft verspätete Rückgabe der Arbeitspapiere führt zu Schadensersatzansprüchen des Arbeitnehmers gegen den Arbeitgeber
• Erzählen Sie Ihrem Vorgesetzten nichts über Ihre politische Einstellung, Religion, Kinderwunsch, Schwangerschaft, Jobwechsel, Vorstellungsgespräche

Weitere Informationen dazu im ArbeitsRatgeber